- Titre du poste : CHARGE(E) D’ARCHIVAGE ET DE LA DOCUMENTATION
- Numéro du poste : CHR/CTLA/008/KIN/2021
- Lieu d’affectation : KINSHASA, R.D. Congo
- Durée du contrat : DU 12 FÉVRIER 2021 AU 31 DÉCEMBRE 2021
- Type de contrat : ANNUEL, RENOUVELABLE
- Date de parution de l’annonce : 25/01/2021
- Date de clôture des candidatures : 08/02/2020
CONTEXTE OPÉRATIONNEL
Crée par l’arrêté n°106/CAB/ME/MIN/J&GS/2019 du 8 mars 2019, le CTLA a pour mission principale de/d’ :
- accompagner le Ministère de la Justice et d’autres institutions dans le processus d’adhésion aux deux Conventions de Nations Unies sur l’apatridie, respectivement la Convention relative au statut des apatrides (1954) et celle relative à la réduction des cas d’apatridie (1961) ;
- soutenir le processus d’harmonisation du cadre légal congolais conformément aux conventions suscitées ainsi que la mise en œuvre des dispositions de ces Conventions ;
- élaborer un plan d’action national pour l’éradication de l’apatridie en République Démocratique du Congo avec toutes les actions opérationnelles associées ;
- mettre en place en coordination avec le Haut-commissariat des Nations Unies pour les Réfugiés (HCR) un organe chargé de la détermination du statut et la protection des apatrides ; et enfin
- promouvoir les activités de plaidoyer en lien avec les solutions durables auprès des différentes institutions notamment, le Parlement, le Pouvoir judiciaire, le Gouvernement ainsi que les autres structures sociales telles que la Société civile et le monde universitaire.
Par ailleurs, le CTLA coordonne et pilote toutes les activités de lutte contre l’apatridie en République Démocratique du Congo.
Avec l’appui du HCR, le CTLA mène depuis septembre 2019 un projet de « Prévention de l’apatridie en République Démocratique du Congo ». La mise en œuvre de ce dernier nécessite des efforts soutenus et un personnel dévoué afin de réaliser les différentes activités et atteindre les objectifs fixés.
Le/la Chargé(e) d’Archivage et de la documentation travaillera au sein de l’équipe du projet, sous la direction générale du Coordonnateur du Projet et la supervision directe du Responsable Chargé de l’Administration. Il/elle devra entretenir des contacts fréquents avec : les autres membres de l’équipe ; le personnel dans d’autres lieux d’affectation ; les membres des organes du CTLA ; les institutions publiques et privées ; les fournisseurs, …
DESCRIPTION DES TÂCHES
Sous la direction générale du Coordonnateur du Projet et la supervision directe du Responsable Chargé de l’Administration, le/la Chargé(e) d’Archivage et de la Documentation effectuera les tâches suivantes :
- Soutenir la mise en œuvre des activités du projet ;
- Mettre en œuvre les processus de collecte, d’évaluation, de tri, de sélection des documents d’archives en intégrant la dimension mixte (papier et électronique) pour tous les organes du CTLA ;
- Gérer le logiciel de numérisation des faits d’état civil et d’archivage au Bureau Nationalité du Ministère de la Justice et garde des Sceaux ;
- Évaluer, avec les producteurs de documents et de données, les besoins en archivage à court, moyen et long terme ;
- Sensibiliser et former des producteurs de documents et données à la bonne gestion de leurs archives ;
- Préserver l’intégrité des fonds d’archives ;
- Contribuer à la gestion de l’administration, de l’opérationnel, de la logistique, de la comptabilité, des ressources humaines, des bâtiments, et des moyens matériels du service d’archives ;
- Détermination des besoins en restauration de documents et d’archives (registres de certificat de nationalité …) ;
- Contrôler la bonne conservation matérielle des archives ;
- Contrôler la communication des documents en interne et en externe (entrées et sorties des archives) ;
- Assurer le principe de la confidentialité des documents du CTLA ;
- Établir des règles liées à l’archivage de la documentation de tous les organes du CTLA ;
- Achats d’ouvrages spécifiques sur demande pour les services ;
- Constitution de dossiers documentaires ;
- Recherches documentaires ;
- Sélection et achat du fonds documentaire pour la formation des agents ;
- Gestion du prêt de documents et ouvrages (suivi et rappel) ;
- Effectuer toute autre tâche nécessaire à la bonne exécution du Projet.
QUALIFICATIONS REQUISES
- Détenir au moins un diplôme de licence ou équivalent (BAC+5) d’un établissement d’enseignement reconnu, dans les domaines d’archivage, administration, communication, informatique, ou tout autre domaine pertinent ;
- Justifié d’au moins trois (2) ans d’expérience professionnelle pertinente. Avoir une expérience au sein d’une institution similaire au CTLA ou d’une agence des Nations Unies constitue un atout ;
- Avoir une très bonne connaissance en gestion des logiciels d’archivage électroniques ;
- Avoir une bonne connaissance des applications MS Office ;
- Avoir une très bonne connaissance de la langue française et des langues locales. La connaissance de l’anglais constitue un atout.
COMMENT POSTULER
Les personnes intéressées doivent soumettre leur lettre de motivation et leur CV adressés au Coordonnateur du Projet de Prévention de l’apatridie en RDC. Tous les documents doivent être envoyés au plus tard le 8 février 2021 à 12h00 à l’adresse email : ctiila.drc@yahoo.com , tout en réservant copie (Cc) aux adresses emails suivantes : katolovelancy79@gmail.com , contreapatridie.cd@gmail.com en indiquant dans l’objet la référence du poste « CHR/CTLA/008/KIN/2021 » suivi de « VOTRE NOM ».
Les dossiers de candidature peuvent également être déposés physiquement au bureau du CTLA (Ministère de la Justice et garde des Sceaux, sis Palais de Justice (Rai de chaussée), Kinshasa / Gombe.
Seules les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.
Les candidat(e)s sélectionné(e)s seront invité(e)s pour une épreuve pratique et des entretiens d’embauche.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Jean Raphaël LIEMA IMENGA
COORDONNATEUR DU PROJET